Krajowy System e-Faktur wchodzi w życie stopniowo. Niektórzy podatnicy dołączyli do niego jeszcze na długo przed nałożeniem na nich stosownego obowiązku. Dzięki temu zdołali na spokojnie oswoić się z nowym środowiskiem i dostosować do niego procedury firmowe. Inni natomiast prowadzą jeszcze księgowość wedle dotychczasowych standardów, a wdrożenie systemu pozostawiają na ostatnie dni przed ostatecznym terminem.
Wielu przedsiębiorców ma obawy związane z KSeF, dlatego odkłada na później decyzję o przystąpieniu do niego. System jest przedstawiany jako rewolucja w dziedzinie administracji skarbowej. Zmiana jawi się zatem jako skomplikowany proces. Korzystanie z nowej platformy okazuje się jednak prostsze niż mogłoby się wydawać. Ponadto wiąże się z nim szereg wymiernych korzyści dla podatników, księgowych oraz biur rachunkowych. Poznaj szereg konkretnych argumentów dowodzących, że nie należy obawiać się wdrożenia KSeF.
Czym jest KSeF i jak działa?
Krajowy System e-Faktur to scentralizowana platforma cyfrowa, która pozostaje pod administracją Ministerstwa Finansów. Do jej głównych zadań należy gromadzenie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w ustandaryzowanym standardzie elektronicznym. Dokumenty sprzedaży przybierają ustrukturyzowaną, jednolitą formę. Takie rozwiązanie zastąpi pliki PDF oraz ich odpowiedniki w formie wydruku, które były w obiegu do tej pory.
Proces wystawienia e-faktury w nowym systemie przebiega w kilku krokach. Najpierw przedsiębiorca tworzy dokument, wypełniając formularz, w swoim programie do prowadzenia księgowości. W tym kontekście warto pamiętać, że data wystawienia faktury jest tożsama z bieżącym dniem i nie można jej edytować.
Następnie trzeba wcisnąć przycisk odpowiadający za przesłanie dokumentu do centralnej bazy. Wówczas odbywa się weryfikacja zgodności danych z wyznaczonymi standardami. Jest to zautomatyzowany proces, więc w większości przypadków nie trzeba obawiać się długiego czasu oczekiwania. Po zatwierdzeniu zostaje nadany unikalny numer identyfikacyjny. Dopiero w tym momencie można uznać fakturę za poprawnie wystawioną. Na tym etapie kontrahent powinien już widzieć dokument w aplikacji do księgowości oraz w rejestrze swojego konta KSeF na rządowej stronie internetowej.
Czy wdrożenie KSeF jest trudne?
Obawa przed wdrożeniem nowego systemu jest całkowicie zrozumiała, szczególnie w przypadku mniejszych firm, które nie dysponują rozbudowanymi działami IT. Praktyka dowodzi jednak, że wcale nie potrzeba specjalistycznej wiedzy ani umiejętności technicznych, aby dostosować się do nowych przepisów.
Domyślnie logowanie do KSeF odbywa się poprzez rządową stronę internetową. Można tam wystawiać, odbierać i przeglądać wszystkie e-faktury. Na dłuższą metę znacznie korzystniejszym rozwiązaniem okazuje się jednak zintegrowanie platformy ze swoim oprogramowaniem do obsługi księgowości.
Dobrym przykładami narzędzi zapewniających pełną kompatybilność z KSeF są firmly oraz fillup. To pierwsze powstało z myślą o małych firmach i osobach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Z kolei drugie z wymienionych to niezawodny program KSeF dla księgowych oraz biur rachunkowych.
Zintegrowanie takiego narzędzia z centralną platformą zajmuje dosłownie kilka chwil. Wystarczy tylko wygenerować tokeny i certyfikaty na witrynie rządowej, a następnie wgrać je do swojej aplikacji. Oprogramowanie ma przejrzysty interfejs i jest bardzo intuicyjne. Dzięki temu użytkownicy zdołają bez trudu wykonywać różnorodne operacje.
Z przedstawionych narzędzi można korzystać poprzez funkcjonalny panel klienta na stronie internetowej. Poza tym do dyspozycji jest również aplikacja KSeF na urządzenia mobilne.
Konkretne informacje i praktyczne porady w zasięgu ręki
Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości dotyczące KSeF, bez trudu zdołasz znaleźć konkretne odpowiedzi na nurtujące pytania. Świetnym źródłem informacji jest Kanał Księgowy 24. To rozległa baza wiedzy przybliżająca różnorodne zagadnienia związane z nowym systemem.
Znajdziesz tam poradniki KSeF skierowane zarówno do przedsiębiorców, jak i księgowych. Dzięki temu każdy zdoła szybko rozeznać się w określonym obszarze. Co więcej, materiały edukacyjne nie występują wyłącznie w formie klasycznych artykułów. Tych jest pod dostatkiem, ale poza nimi doświadczeni specjaliści opracowali również filmy przedstawiające poszczególne kwestie w przystępnej formie.
Wprowadzenie KSeF jako krok w stronę nowoczesnej księgowości
Choć wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się ze zmianą dotychczasowych przyzwyczajeń, w praktyce nie musi być powodem do obaw. Nowy system porządkuje obieg dokumentów sprzedażowych, wprowadza jednolity standard fakturowania i pozwala na większą automatyzację procesów księgowych. Dzięki temu firmy zdołają ograniczyć liczbę błędów formalnych, uprościć archiwizację oraz usprawnić współpracę z biurem rachunkowym.
Warto również podkreślić, że rynek oprogramowania księgowego na bieżąco podąża za decyzjami podejmowanymi na szczeblu rządowym. Do dyspozycji są zatem funkcjonalne narzędzia, które znacząco ułatwiają prowadzenie niezbędnych czynności administracyjnych. W rezultacie wystawianie i obsługa faktur ustrukturyzowanych przebiega sprawnie i bezproblemowo.
Publikacja sponsorowana
Zostaw komentarz