Decyzja o zatrudnieniu pierwszego pracownika to kamień milowy w rozwoju każdej firmy. To moment, w którym przestajesz być solopreneurem, a zaczynasz budować zespół. Jednak za tą ekscytującą perspektywą kryje się fundamentalne pytanie finansowe: ile to tak naprawdę kosztuje?
Często spotykam się ze zdziwieniem przedsiębiorców, gdy odkrywają, że kwota brutto na umowie to dopiero początek. Rzeczywisty koszt, jaki ponosisz jako pracodawca, jest znacznie wyższy. Ten dodatkowy bagaż finansowy, często nazywany „klinem podatkowym”, to suma składek i danin, które musisz odprowadzić do ZUS i urzędu skarbowego. Zrozumienie tej różnicy jest kluczowe dla zachowania płynności finansowej (tutaj więcej na ten temat).
Brutto, netto i koszt całkowity – trzy kwoty, które musisz znać
Zanim przejdziemy do liczb, wyjaśnijmy trzy podstawowe pojęcia:
- Wynagrodzenie netto (na rękę): To realna kwota, którą pracownik co miesiąc otrzymuje na swoje konto bankowe.
- Wynagrodzenie brutto: To kwota zapisana w umowie o pracę. Zawiera ona pensję netto oraz składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy (PIT), które są potrącane z pensji pracownika.
- Całkowity koszt pracodawcy: To kwota brutto powiększona o dodatkowe składki, które Ty, jako pracodawca, musisz opłacić „z własnej kieszeni”.
Wielu przedsiębiorców mylnie zakłada, że ich jedynym kosztem jest kwota brutto. To błąd, który może prowadzić do poważnych problemów z budżetem.
Analiza kosztów – rozkładamy na czynniki pierwsze
Aby pokazać realny koszt, posłużmy się konkretnym przykładem. Załóżmy, że zatrudniasz pracownika na pełny etat za płacę minimalną, która w 2025 roku wynosi 4666 zł brutto.
1. Koszty po stronie pracownika (potrącane z kwoty brutto)
Z pensji brutto (4666 zł) Twojego pracownika potrącane są następujące składki i zaliczki:
- Składki na ubezpieczenia społeczne: łącznie 639,71 zł
- Emerytalna (9,76%): 455,40 zł
- Rentowa (1,5%): 69,99 zł
- Chorobowa (2,45%): 114,32 zł
- Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 362,37 zł
- Zaliczka na podatek dochodowy (PIT): 153,00 zł
Wynagrodzenie netto pracownika (na rękę): 4666 zł – 639,71 zł – 362,37 zł – 153,00 zł = 3510,92 zł
- Koszty po stronie pracodawcy (narzut na kwotę brutto)
Teraz dochodzimy do sedna – czyli do dodatkowych kosztów, które Ty, jako pracodawca, musisz doliczyć do pensji brutto. Te składki również obliczane są od kwoty 4666 zł.
- Składki na ubezpieczenia społeczne:
- Emerytalna (9,76%): 455,40 zł
- Rentowa (6,50%): 303,29 zł
- Wypadkowa (standardowo 1,67%): 77,92 zł
- Składki na fundusze pozaubezpieczeniowe:
- Fundusz Pracy (2,45%): 114,32 zł
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) (0,10%): 4,67 zł
Suma dodatkowych składek pracodawcy: 455,40 zł + 303,29 zł + 77,92 zł + 114,32 zł + 4,67 zł = 955,60 zł
Podsumowanie: Jaki jest realny koszt zatrudnienia?
Aby obliczyć całkowity koszt, jaki ponosisz co miesiąc, musimy zsumować wynagrodzenie brutto i dodatkowe składki po Twojej stronie.
Całkowity koszt pracodawcy = Wynagrodzenie brutto + Składki pracodawcy
4666 zł + 955,60 zł = 5621,60 zł
Jak widzisz, aby Twój pracownik mógł otrzymać na konto 3510,92 zł, Ty jako pracodawca musisz wydać 5621,60 zł. Różnica, czyli ponad 2100 zł, to suma wszystkich podatków i składek.
Warto zapamiętać prostą zasadę: Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę to jego wynagrodzenie brutto plus około 20-21% tej kwoty.
A co z PPK?
Powyższa kalkulacja nie uwzględnia Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK). Jeśli Twój pracownik nie zrezygnuje z udziału w programie, dochodzi kolejny koszt. Jesteś zobowiązany do wpłaty podstawowej w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika.
Dla płacy minimalnej będzie to dodatkowe: 4666 zł * 1,5% = 69,99 zł
W takim przypadku całkowity koszt zatrudnienia wzrośnie do 5691,59 zł.
Podsumowanie
Zatrudnienie pracownika to znacznie więcej niż tylko umówiona pensja. Planując budżet na rozwój zespołu, zawsze bierz pod uwagę całkowity koszt pracodawcy. Pamiętaj, że dojdą do tego jeszcze inne wydatki, takie jak badania lekarskie, szkolenia BHP, wyposażenie stanowiska pracy czy ewentualne benefity. Świadome zarządzanie tymi kosztami pozwoli Ci rozwijać firmę w sposób stabilny i przewidywalny.
Publikacja sponsorowana
Zostaw komentarz